Doanh nghiệp kê khai thay thuế cho thuê tài sản là cách gọi phổ biến, nhưng theo cơ chế hiện hành năm 2026 cần phân biệt rõ loại tài sản. Trường hợp được quy định cụ thể về tổ chức đi thuê khai thuế thay, nộp thuế thay là doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê thực hiện khai, nộp thuế thay.
Với tài sản khác như xe, máy móc, thiết bị, cần áp dụng cơ chế thuế của cá nhân kinh doanh tương ứng, không mặc định sử dụng quy trình 01/TCKT dành cho cá nhân cho thuê bất động sản.
Việc khai thay không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, mà là điểm then chốt quyết định nghĩa vụ thuế, tính hợp lệ của hồ sơ và khả năng đưa chi phí thuê tài sản vào chi phí được trừ của doanh nghiệp. Chỉ một điều khoản thiếu rõ ràng trong hợp đồng, chọn sai vai trò “khai thay – nộp thay” hoặc lập thiếu biểu mẫu, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng phải điều chỉnh hồ sơ, chậm thực hiện nghĩa vụ và phát sinh rủi ro không đáng có.
Vậy khi nào doanh nghiệp được kê khai, nộp thuế thay cá nhân cho thuê bất động sản? Hồ sơ cần những gì, dùng Mẫu 01/TCKT và phụ lục nào, kê khai tại đâu, cũng như cần lưu ý ra sao để chi phí thuê được chứng minh chặt chẽ? Bài viết dưới đây sẽ hệ thống hóa quy định, quy trình và các tình huống thực tế mà kế toán cần nắm để thực hiện đúng ngay từ đầu.
Doanh nghiệp xác định đúng trách nhiệm thuế để tránh bỏ sót nghĩa vụ
Đối với trường hợp doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân, trách nhiệm khai thuế thay, nộp thuế thay không tự động phát sinh chỉ vì doanh nghiệp là bên thuê hoặc là bên chịu chi phí thuế. Theo quy định hiện hành, hợp đồng thuê bất động sản phải có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay thì tổ chức mới thực hiện cơ chế này. Nhiều doanh nghiệp bỏ sót nghĩa vụ chỉ vì không đọc kỹ điều khoản thuế trong hợp đồng thuê, dẫn đến chậm nộp hoặc phải xử lý bổ sung khi cơ quan thuế rà soát.
Hotline tư vấn 058.565.2555
Khi nào doanh nghiệp thực sự phải khai thay
Cá nhân có hoạt động cho thuê tài sản là người có doanh thu từ hoạt động cho thuê. Tuy nhiên, từ năm 2026 cần tách rõ: cho thuê bất động sản như nhà, mặt bằng, nhà xưởng, kho bãi áp dụng cơ chế riêng; còn cho thuê tài sản khác như phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị thực hiện theo chế độ thuế đối với hộ, cá nhân kinh doanh tương ứng. Phần hướng dẫn doanh nghiệp khai thay trong bài này tập trung vào trường hợp doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân.
Doanh nghiệp trở thành bên khai, nộp thuế thay khi hợp đồng thuê bất động sản quy định rõ bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay. Việc chỉ ghi chung rằng “bên thuê chịu thuế” hoặc “giá thuê chưa gồm thuế” chưa nên được hiểu máy móc là đã xác lập đầy đủ trách nhiệm khai thay nếu nội dung hợp đồng không thể hiện rõ cơ chế thực hiện.
Một điểm dễ gây nhầm là gộp hoạt động cho thuê bất động sản với kinh doanh lưu trú. Cơ chế 01/TCKT đối với tổ chức khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản loại trừ hoạt động kinh doanh lưu trú. Nếu giao dịch có bản chất là cung cấp dịch vụ lưu trú hoặc mô hình dịch vụ khác thì phải xác định lại chế độ thuế trước khi sử dụng quy trình khai thay này.
Qua thực tế triển khai, chúng tôi gặp không ít trường hợp doanh nghiệp thuê mặt bằng dài hạn nhưng hợp đồng chỉ ghi chung “bên thuê chịu thuế theo quy định” mà không xác định rõ bên thuê khai thuế thay, nộp thuế thay. Điều khoản mơ hồ kiểu này khiến cả hai bên dễ tranh luận về người có trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ khi đến kỳ thanh toán.
Để kê khai, nộp thuế cho thuê tài sản đúng hạn và hạn chế sai sót, doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ kế toán dành cho doanh nghiệp để được hỗ trợ từ hồ sơ đến kê khai thuế.
Bảng đối chiếu trách nhiệm theo tình huống hợp đồng
| Tình huống hợp đồng | Chủ thể thực hiện | Cách xác định kỳ khai | Hồ sơ/mẫu cần lưu ý |
| Doanh nghiệp thuê BĐS của cá nhân, hợp đồng ghi rõ doanh nghiệp khai và nộp thuế thay | Doanh nghiệp khai, nộp thay | Theo kỳ thanh toán tiền thuê ghi trong hợp đồng | 01/TCKT + 02/BK-KTBĐS |
| Doanh nghiệp thuê BĐS nhưng hợp đồng không thỏa thuận doanh nghiệp khai, nộp thay | Cá nhân cho thuê trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế | Cá nhân áp dụng cơ chế khai trực tiếp theo quy định | 01/BĐS + 01/BK-BĐS đối với hồ sơ trực tiếp của cá nhân |
| Cho thuê tài sản không phải BĐS như xe, máy móc | Áp dụng cơ chế hộ/cá nhân kinh doanh tương ứng | Theo chế độ khai của cá nhân kinh doanh | Không mặc định dùng 01/TCKT dành cho cá nhân cho thuê BĐS |
Quy trình kiểm tra trách nhiệm trước khi vào hồ sơ
- Đọc toàn bộ điều khoản thuế trong hợp đồng và các phụ lục, không chỉ đọc phần giá thuê.
- Đối chiếu doanh thu thuê và kỳ thanh toán thực tế với những gì hợp đồng quy định, vì kỳ thanh toán trên thực tế đôi khi lệch so với văn bản gốc.
- Tập hợp đầy đủ hợp đồng, phụ lục điều chỉnh và thông tin cá nhân bên cho thuê ngay từ đầu, tránh phải bổ sung giữa kỳ khai.
- Đối với doanh nghiệp khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, sử dụng 01/TCKT và 02/BK-KTBĐS hiện hành; không tiếp tục sử dụng 01/TTS và 01-2/BK-TTS cho doanh thu năm 2026 theo thói quen từ cơ chế cũ.
- Trên Mẫu 01/TCKT, xác định đúng trường hợp tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản; hồ sơ được ký/xác thực điện tử hoặc ký, đóng dấu theo phương thức pháp luật cho phép.
Góc nhìn chuyên gia từ Kế Toán Lâm Nguyên
Chúng tôi lưu ý ba điểm mà doanh nghiệp mới thường bỏ sót. Thứ nhất, nghĩa vụ khai thay được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản ghi trong hợp đồng. Trường hợp có nhiều kỳ thanh toán trong cùng một tháng thì thực hiện khai theo tháng theo hướng dẫn biểu mẫu hiện hành; không mặc định cứ thanh toán theo quý thì sử dụng cơ chế khai quý của các loại giao dịch khác.
Thứ hai, khi hợp đồng có phụ lục điều chỉnh giá thuê hoặc kỳ thanh toán, phụ lục đó phải được cập nhật vào hồ sơ nội bộ và số liệu khai của kỳ liên quan, nếu không doanh thu kê khai dễ lệch với thực tế.
Thứ ba, một lỗi dễ gặp là người có thẩm quyền ký hồ sơ khai thay nhưng không kiểm tra lại xem hợp đồng có còn hiệu lực tại thời điểm kỳ thanh toán phát sinh hay không, dẫn đến khai cho một giao dịch đã chấm dứt hoặc đã thay đổi điều khoản.
Case study minh họa
Một doanh nghiệp thuê văn phòng ba năm, hợp đồng ghi doanh nghiệp khai, nộp thuế thay nhưng không tổ chức theo dõi lịch thanh toán rõ ràng.
Vướng mắc: kế toán nội bộ dồn hồ sơ đến cuối năm trong khi tiền thuê đã phát sinh theo nhiều kỳ thanh toán trước đó.
Cách xử lý: rà lại hợp đồng và xác định hồ sơ theo từng kỳ thanh toán ghi trong hợp đồng cùng thời hạn tương ứng, thay vì dồn toàn bộ nghĩa vụ đến cuối năm.
Bài học: kỳ khai phải bám theo kỳ thanh toán của hợp đồng, không phải theo thói quen “cuối năm mới khai”.
Lưu ý rủi ro thường gặp
- Xác định sai trách nhiệm do hợp đồng không ghi rõ doanh nghiệp là người khai thuế thay, nộp thuế thay.
- Nhầm lẫn giữa cho thuê bất động sản thông thường và dịch vụ lưu trú, khiến áp sai cơ chế thuế và sai mẫu tờ khai.
- Không cập nhật phụ lục hợp đồng vào dữ liệu kỳ khai liên quan, làm doanh thu kê khai lệch với giao dịch thực tế.
- Ký hồ sơ khai thay mà không kiểm tra hợp đồng còn hiệu lực hoặc đã được sửa đổi.
Doanh nghiệp chuẩn bị đúng hồ sơ và chọn đúng thời hạn để hoàn tất khai thuế
Hồ sơ doanh nghiệp khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản theo bộ biểu mẫu hiện hành gồm tờ khai chính và phụ lục bảng kê. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hồ sơ gửi cơ quan thuế với hợp đồng, phụ lục hợp đồng và chứng từ thanh toán phải lưu để chứng minh giao dịch và phục vụ hạch toán chi phí.
Bộ hồ sơ gồm những phần nào
Theo bộ biểu mẫu hiện hành, hồ sơ doanh nghiệp khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản gồm:
- Mẫu 01/TCKT – Tờ khai thuế của tổ chức khai thay.
- Mẫu 02/BK-KTBĐS – Phụ lục bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản.
Hợp đồng thuê và các phụ lục hợp đồng vẫn là hồ sơ nền cần lưu để chứng minh thỏa thuận khai, nộp thuế thay và phục vụ hạch toán chi phí, nhưng không nên tiếp tục mô tả đây là thành phần mặc định của bộ hồ sơ khai thuế hiện hành như cơ chế 01/TTS trước đây.
Mẫu 01/TTS và 01-2/BK-TTS thuộc cơ chế cũ. Mẫu 01/TTS vẫn có thể xuất hiện trong một số hồ sơ khai điều chỉnh doanh thu năm 2025 theo quy định chuyển tiếp, nhưng không phải mẫu doanh nghiệp nên sử dụng cho doanh thu cho thuê bất động sản phát sinh năm 2026.
Một lỗi dễ gặp hiện nay là doanh nghiệp vẫn chuẩn bị hồ sơ theo cơ chế cũ 01/TTS, kèm hợp đồng và 01-2/BK-TTS, trong khi bộ hồ sơ doanh nghiệp khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản đã chuyển sang 01/TCKT và 02/BK-KTBĐS. Hợp đồng vẫn phải lưu chặt chẽ để chứng minh thỏa thuận và chi phí nhưng cần phân biệt với thành phần tờ khai phải gửi.
Chọn đúng hình thức khai và thời hạn tương ứng
| Trường hợp | Thời hạn/cách khai | Điểm cần kiểm tra |
| Doanh nghiệp khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê BĐS | Xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê ghi trong hợp đồng | Hợp đồng phải có thỏa thuận doanh nghiệp khai, nộp thay |
| Một kỳ thanh toán phát sinh riêng | Khai theo lần phát sinh theo kỳ thanh toán theo hướng dẫn của Mẫu 01/TCKT | Không lấy ngày ký hợp đồng làm kỳ khai |
| Có nhiều kỳ thanh toán trong cùng một tháng | Thực hiện khai theo tháng | Tổng hợp đúng các kỳ thanh toán trong tháng |
| Cá nhân trực tiếp khai thuế | Cơ chế riêng: có thể khai 2 lần/năm hoặc 1 lần/năm theo quy định | Không áp thời hạn này cho doanh nghiệp khai thay |
Doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành trước khi áp dụng cho từng hợp đồng cụ thể, đặc biệt đối với hợp đồng đã ký từ các năm trước nhưng tiếp tục phát sinh doanh thu trong năm 2026.
Nộp hồ sơ ở đâu để không bị trả lại
Nơi nộp hồ sơ là điểm nhiều doanh nghiệp nhầm vì thường cho rằng mọi nghĩa vụ thuế đều nộp cho cơ quan thuế đang quản lý trụ sở doanh nghiệp.
- Trường hợp doanh nghiệp khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, hồ sơ khai thuế được nộp cho cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
- Mẫu hiện hành sử dụng mã số thuế của tổ chức khai thay, nộp thay theo hướng dẫn quản lý thuế.
Trường hợp doanh nghiệp có trụ sở ở một tỉnh nhưng thuê mặt bằng ở tỉnh khác, hồ sơ khai thay cho hoạt động cho thuê bất động sản được xác định theo nơi có bất động sản, không theo địa chỉ trụ sở doanh nghiệp.
Ở bước này cần kiểm tra kỹ địa chỉ bất động sản ghi trên hợp đồng và thông tin hành chính hiện hành để tránh chọn nhầm địa bàn quản lý.
Góc nhìn chuyên gia từ Kế Toán Lâm Nguyên
Qua thực tế triển khai, chúng tôi lưu ý ba điểm mà doanh nghiệp thường bỏ sót khi hoàn thiện bộ hồ sơ này.
Thứ nhất, Phụ lục 02/BK-KTBĐS đi kèm 01/TCKT dùng để kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản và số liệu phát sinh của kỳ khai. Không áp dụng lại nguyên tắc “01-2/BK-TTS chỉ nộp một lần cho hợp đồng” của bộ hồ sơ cũ.
Thứ hai, khi doanh nghiệp thuê nhiều bất động sản từ nhiều cá nhân khác nhau, mỗi hợp đồng có thể có kỳ thanh toán khác nhau, nên cần một bảng theo dõi riêng cho từng hợp đồng thay vì gộp chung vào một lịch thuế duy nhất.
Thứ ba, chứng từ thanh toán cần được đối chiếu với lịch thanh toán trong hợp đồng để doanh nghiệp giải thích được từng khoản phát sinh, đặc biệt khi thanh toán thực tế bị sớm hoặc chậm so với thỏa thuận.
Case study minh họa
Một doanh nghiệp thuê nhà xưởng tại tỉnh khác với trụ sở và có thỏa thuận doanh nghiệp khai, nộp thuế thay.
Vướng mắc: kế toán nội bộ chuẩn bị nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở vì quen xử lý các nghĩa vụ thuế khác tại đây.
Cách xử lý: xác định lại quy tắc địa điểm và nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
Bài học: phải xác định đúng loại giao dịch và nơi có bất động sản trước khi nộp hồ sơ, không xử lý theo thói quen quản lý thuế tại trụ sở công ty.
Lưu ý rủi ro thường gặp
- Nộp nhầm nơi vì áp dụng quy tắc nơi quản lý trụ sở doanh nghiệp cho hoạt động thuê bất động sản của cá nhân.
- Tiếp tục sử dụng 01/TTS hoặc 01-2/BK-TTS cho doanh thu 2026.
- Tính sai thời hạn khai do không bám kỳ thanh toán ghi trong hợp đồng.
- Không lưu đầy đủ hợp đồng và phụ lục để chứng minh trách nhiệm khai, nộp thay và chi phí thuê.
Doanh nghiệp triển khai quy trình kê khai thay để hoàn tất hồ sơ ngay từ đầu
Quy trình khai thay không bắt đầu từ lúc lập tờ khai, mà bắt đầu từ lúc đọc hợp đồng và xác định đúng doanh thu, mức được trừ và nghĩa vụ thuế. Làm đúng thứ tự bảy bước, từ xác định bất động sản đến lưu chứng từ nộp thuế, giúp doanh nghiệp tránh phải làm lại hồ sơ giữa kỳ và giảm rủi ro bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
Cách xác định doanh thu và tỷ lệ thuế đúng bản chất
Đối với cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú, năm 2026 cần lưu ý ngưỡng doanh thu 500 triệu đồng/năm. Nếu doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống thì cá nhân không phải nộp TNCN và thuộc đối tượng không chịu GTGT.
Khi doanh thu vượt ngưỡng, theo cơ chế hiện hành:
- Thuế GTGT phải nộp = doanh thu thuộc diện chịu thuế × 5%.
- Thuế TNCN phải nộp = phần doanh thu vượt 500 triệu đồng × 5%.
Nếu cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê, mức doanh thu được trừ 500 triệu đồng khi tính TNCN là mức tối đa cho toàn bộ hoạt động cho thuê bất động sản trong năm, không phải 500 triệu đồng cho từng hợp đồng. Cá nhân được lựa chọn hợp đồng để phân bổ mức trừ này.
Trường hợp một hoặc nhiều hợp đồng do doanh nghiệp khai, nộp thay thì nội dung khai, nộp thay và số tiền doanh thu được trừ khi tính TNCN cần được quy định rõ trong hợp đồng liên quan.
Chúng tôi lưu ý ngưỡng và phương pháp tính đã thay đổi đáng kể từ năm 2026. Vì vậy không nên tiếp tục sử dụng ngưỡng 100 triệu đồng hoặc cơ chế tính cũ cho hồ sơ năm 2026.
Đối với hợp đồng có thời hạn nhiều năm hoặc trả tiền trước cho nhiều năm, không nên mặc định toàn bộ doanh thu luôn phải dồn vào một năm hoặc luôn phải phân bổ theo một cách duy nhất. Cần áp dụng đúng phương pháp xác định doanh thu theo quy định và cách kê khai của trường hợp cụ thể; biểu mẫu hiện hành có hướng dẫn xử lý doanh thu trả trước nhiều năm.
Bảy bước triển khai từ hợp đồng đến hồ sơ hoàn tất
- Bước 1: Xác định bất động sản, cá nhân cho thuê và thời hạn thuê ghi trong hợp đồng.
- Bước 2: Đọc điều khoản xác định doanh nghiệp có phải người khai thuế thay, nộp thuế thay hay không, không suy đoán theo thông lệ.
- Bước 3: Xác định doanh thu, mức doanh thu được trừ khi tính TNCN nếu có, kỳ thanh toán và thời điểm khai phù hợp.
- Bước 4: Chuẩn bị Mẫu 01/TCKT và 02/BK-KTBĐS, đồng thời lưu đầy đủ hợp đồng, phụ lục và căn cứ xác định mức doanh thu được trừ.
- Bước 5: Kiểm tra người có thẩm quyền, phương thức ký/xác thực điện tử hoặc việc ký, đóng dấu theo hình thức hồ sơ thực tế trước khi gửi.
- Bước 6: Nộp hồ sơ, nộp tiền thuế và lưu chứng từ tiếp nhận, chứng từ nộp ngân sách.
- Bước 7: Đối chiếu lại sau khi nộp và xử lý bổ sung nếu phát hiện sai sót hoặc cơ quan thuế có yêu cầu.
Ở bước 3, kế toán nội bộ cần lập một bảng riêng ghi rõ doanh thu theo từng kỳ thanh toán, số doanh thu được trừ khi tính TNCN và số thuế tương ứng, đồng thời đối chiếu với chứng từ thanh toán.
Bảng theo dõi nên đối chiếu với chứng từ thanh toán để giải thích được từng khoản phát sinh. Tuy nhiên, không nên kết luận số liệu thuế phải bằng tuyệt đối dòng tiền tại cùng một thời điểm, vì nghĩa vụ thuế còn phụ thuộc kỳ thanh toán theo hợp đồng và nguyên tắc xác định doanh thu.
Doanh nghiệp giao gì, đơn vị dịch vụ cần gì
Khi thuê dịch vụ khai thay, doanh nghiệp thường giao hợp đồng thuê, phụ lục điều chỉnh, chứng từ thanh toán và thông tin cá nhân bên cho thuê. Đơn vị dịch vụ cần thêm lịch thanh toán thực tế của từng kỳ và xác nhận xem hợp đồng có còn hiệu lực tại thời điểm khai hay không, vì đây là hai thông tin khách hàng hay chậm cung cấp nhất.
Phần kế toán dịch vụ phải chủ động cảnh báo là khi tổng doanh thu cho thuê bất động sản của cá nhân trong năm tiến gần hoặc vượt ngưỡng 500 triệu đồng, đặc biệt khi cá nhân có nhiều hợp đồng tại nhiều địa điểm. Việc vượt ngưỡng ảnh hưởng đến nghĩa vụ GTGT, TNCN và cách phân bổ phần doanh thu được trừ, nên cần rà soát đồng bộ thay vì chỉ nhìn từng hợp đồng riêng lẻ.
Nếu doanh nghiệp đang thuê nhà, văn phòng, kho hoặc nhà xưởng của cá nhân nhưng hợp đồng chưa ghi rõ cơ chế khai, nộp thuế thay hoặc vẫn đang sử dụng bộ mẫu 01/TTS cũ, Kế Toán Lâm Nguyên có thể hỗ trợ rà soát hợp đồng, xác định ngưỡng doanh thu và bộ hồ sơ 01/TCKT – 02/BK-KTBĐS trước khi nộp. Liên hệ Hotline 058.565.2555 để được kiểm tra theo từng hợp đồng thực tế.
Checklist thực chiến trước khi lưu hồ sơ
- Tạo lịch nhắc trước hạn khai từ 7 đến 10 ngày cho từng hợp đồng.
- Gắn mỗi hợp đồng một mã hồ sơ riêng để không nhầm giữa nhiều cá nhân cho thuê.
- Đối chiếu định kỳ giữa hợp đồng, bảng thanh toán thực tế và hồ sơ đã nộp.
- Yêu cầu ghi rõ doanh nghiệp là bên khai thuế thay, nộp thuế thay ngay trong hợp đồng nếu các bên lựa chọn cơ chế này.
- Nếu cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê và phân bổ mức được trừ 500 triệu đồng vào hợp đồng doanh nghiệp khai thay, ghi rõ số doanh thu được trừ trong hợp đồng.
- Cập nhật biểu mẫu và chính sách thuế theo kỳ phát sinh, không sử dụng lại 01/TTS hoặc ngưỡng thuế cũ theo quán tính.
Góc nhìn chuyên gia từ Kế Toán Lâm Nguyên
Ở bước này cần kiểm tra kỹ ba điểm mà người mới triển khai thường bỏ sót.
Thứ nhất, ngưỡng doanh thu được xác định theo năm tính thuế; nếu cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê thì cần tổng hợp toàn bộ hoạt động để xác định đúng ngưỡng và mức doanh thu được trừ, không xem mỗi hợp đồng là một cá nhân nộp thuế độc lập.
Thứ hai, khi hợp đồng có khoản thanh toán trả trước cho nhiều năm, phải xác định doanh thu theo quy định áp dụng cho tiền thuê trả trước nhiều năm; không mặc định lấy ngày nhận tiền để tính toàn bộ, cũng không tự chia theo kỳ nếu chưa đối chiếu hướng dẫn của tờ khai và phương pháp được áp dụng.
Thứ ba, người có thẩm quyền ký hồ sơ khai thay nên có một bước kiểm tra nội bộ độc lập trước khi ký, đối chiếu lại số liệu do kế toán lập với hợp đồng gốc, phần doanh thu được trừ và hồ sơ của các hợp đồng khác của cùng cá nhân nếu thông tin đó có liên quan đến việc xác định ngưỡng.
Case study minh họa
Một doanh nghiệp thuê nhà xưởng với điều khoản thanh toán trả trước cho hai năm.
Vướng mắc: kế toán nội bộ dự định tính toàn bộ khoản tiền trả trước vào một năm chỉ dựa trên thời điểm chuyển tiền.
Cách xử lý: doanh nghiệp rà lại điều khoản trả trước và quy định xác định doanh thu đối với khoản tiền thuê trả trước nhiều năm, sau đó xác định hồ sơ theo phương pháp áp dụng phù hợp thay vì mặc định dồn toàn bộ khoản tiền vào năm thanh toán.
Bài học: không lấy thời điểm chuyển tiền làm căn cứ duy nhất để xác định toàn bộ doanh thu tính thuế của hợp đồng nhiều năm.
Lưu ý rủi ro thường gặp
- Xử lý doanh thu hợp đồng dài hạn hoặc tiền thuê trả trước nhiều năm theo thói quen, không đối chiếu quy định và biểu mẫu áp dụng cho trường hợp thực tế.
- Dùng lại tỷ lệ thuế, ngưỡng doanh thu hoặc biểu mẫu của kỳ trước mà không kiểm tra chính sách năm 2026.
- Ký hồ sơ khai thay mà không có bước đối chiếu độc lập giữa số liệu kế toán, hợp đồng và mức doanh thu được trừ.
- Chỉ nhìn doanh thu của hợp đồng doanh nghiệp đang thuê mà bỏ qua khả năng cá nhân còn các bất động sản cho thuê khác ảnh hưởng đến ngưỡng 500 triệu đồng.
Hồ sơ để chi phí thuê tài sản được trừ khi tính thuế TNDN
Đối với thuế TNDN, hồ sơ để xác định chi phí thuê tài sản của cá nhân được trừ về cơ bản gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
Nếu hợp đồng quy định tiền thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân theo pháp luật quản lý thuế thì phần thuế nộp thay cũng được tính vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế.
Vì vậy, điều khoản hợp đồng không chỉ ảnh hưởng đến trách nhiệm khai thay mà còn liên quan trực tiếp đến hồ sơ chi phí TNDN của doanh nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp:
Khi nào bên thuê phải nộp thuế thay?
Đối với doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân, doanh nghiệp khai, nộp thuế thay khi hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê là người khai thuế thay, nộp thuế thay. Không mặc định áp cơ chế này cho mọi tài sản khác.
Hồ sơ khai thuế thay gồm những gì?
Hiện nay, với tổ chức khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, hồ sơ chính gồm Mẫu 01/TCKT và Mẫu 02/BK-KTBĐS. Hợp đồng thuê, phụ lục và chứng từ thanh toán cần được doanh nghiệp lưu để chứng minh thỏa thuận và phục vụ hạch toán chi phí.
Mẫu 01/TCKT và 02/BK-KTBĐS dùng trong trường hợp nào?
01/TCKT là tờ khai của tổ chức khai thuế thay, nộp thuế thay; đối với trường hợp doanh nghiệp khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, tờ khai này đi kèm 02/BK-KTBĐS để kê chi tiết cá nhân cho thuê, bất động sản, doanh thu và số thuế tương ứng.
Hạn nộp hồ sơ khai thuế thay là ngày nào?
Trường hợp doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và thực hiện khai, nộp thay, thời hạn hồ sơ được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê ghi trong hợp đồng. Trường hợp có nhiều kỳ thanh toán trong cùng một tháng thì thực hiện khai theo tháng theo hướng dẫn biểu mẫu.
Hồ sơ nộp tại cơ quan thuế nào?
Với doanh nghiệp khai thay, nộp thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, hồ sơ khai thuế được nộp tại cơ quan thuế nơi có bất động sản cho thuê.
Có phải nộp bản sao hợp đồng thuê tài sản không?
Theo bộ hồ sơ khai thuế hiện hành đối với doanh nghiệp khai thay cho cá nhân cho thuê bất động sản, trọng tâm là 01/TCKT và 02/BK-KTBĐS; không nên tiếp tục mặc định bản sao hợp đồng là một thành phần phải gửi ở mọi lần khai như cơ chế 01/TTS cũ. Tuy nhiên, hợp đồng và phụ lục phải được lưu đầy đủ để chứng minh thỏa thuận khai, nộp thay và phục vụ hồ sơ chi phí TNDN.
Kết luận
Kê khai thay thuế cho thuê tài sản đòi hỏi doanh nghiệp trước hết phải xác định đúng phạm vi áp dụng. Theo cơ chế hiện hành năm 2026, trường hợp doanh nghiệp khai, nộp thuế thay được quy định rõ đối với doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và hợp đồng có thỏa thuận bên đi thuê thực hiện nghĩa vụ này. Doanh nghiệp không nên tiếp tục dùng một quy trình chung cho cả bất động sản, xe, máy móc và các loại tài sản khác.
Đối với bất động sản, ba việc cốt lõi là xác định đúng trách nhiệm thuế theo hợp đồng, sử dụng đúng bộ hồ sơ 01/TCKT – 02/BK-KTBĐS và theo dõi đúng kỳ thanh toán. Đồng thời cần kiểm tra ngưỡng doanh thu 500 triệu đồng, việc phân bổ phần doanh thu được trừ khi cá nhân có nhiều bất động sản và lưu đầy đủ chứng từ để bảo vệ chi phí thuê khi tính thuế TNDN.
Nếu doanh nghiệp đang có nhiều hợp đồng thuê bất động sản từ cá nhân và muốn được rà soát lại toàn bộ trách nhiệm khai thuế, kiểm tra hồ sơ trước khi ký hoặc cần một đơn vị đồng hành xử lý phần này một cách bài bản, có thể liên hệ Kế Toán Lâm Nguyên qua Hotline 058.565.2555 để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế của doanh nghiệp.
