Doanh nghiệp làm từ thiện có được giảm thuế không ? Đây là câu hỏi mà hầu hết chủ doanh nghiệp đều từng đặt ra khi muốn đóng góp xã hội nhưng vẫn phải cân nhắc kỹ bài toán chi phí và dòng tiền. Câu trả lời không đơn giản là “có” hay “không”, mà phụ thuộc vào loại khoản tài trợ, hồ sơ chứng từ đi kèm và việc doanh nghiệp đáp ứng đúng các điều kiện để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Bài viết này sẽ chỉ rõ khoản tài trợ nào có thể được tính vào chi phí được trừ, trường hợp nào không được tính vào chi phí được trừ, những sai sót phổ biến khiến doanh nghiệp bị loại chi phí khi quyết toán, và cách thiết kế hoạt động từ thiện đúng quy định, hạn chế rủi ro thuế.
Doanh nghiệp xác định đúng điều kiện tài trợ để được tính chi phí hợp lệ
Khoản chi từ thiện chỉ được xem xét đưa vào chi phí được trừ khi doanh nghiệp kiểm tra đồng thời bốn yếu tố: mục đích tài trợ thuộc nhóm được pháp luật công nhận, đối tượng nhận phù hợp chức năng, hồ sơ xác nhận đầy đủ và chứng từ thanh toán hợp lệ. Thiếu một trong bốn yếu tố này, khoản chi dễ bị loại khi quyết toán thuế TNDN, dù doanh nghiệp đã chuyển tiền hoặc giao hiện vật.
Ba khái niệm cốt lõi cần phân biệt ngay từ đầu
- Chi từ thiện là khoản doanh nghiệp tự nguyện đóng góp hoặc tài trợ nhằm hỗ trợ cá nhân, tổ chức hoặc cộng đồng trong các hoạt động xã hội như giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách.
- Chi phí được trừ là khoản chi được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ điều kiện theo quy định và không thuộc khoản chi không được trừ. Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15
- Giảm thuế ở đây không phải là một khoản hoàn thuế hay ưu đãi thuế riêng cho hoạt động từ thiện, mà là việc khoản tài trợ đủ điều kiện được tính vào chi phí được trừ, từ đó có thể làm giảm thu nhập chịu thuế TNDN. Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa “ủng hộ” và “khoản tài trợ được trừ”. Khoản ủng hộ không thuộc nhóm tài trợ được pháp luật cho phép hoặc không có đủ hồ sơ theo quy định có thể không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Bốn điều kiện kiểm tra khoản chi từ thiện để tránh bị loại
| Tiêu chí | Câu hỏi kiểm tra | Rủi ro nếu thiếu |
| Mục đích | Khoản tài trợ có thuộc nhóm được pháp luật quy định, gồm giáo dục, y tế, văn hóa; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh; làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách; một số khoản tài trợ cho địa bàn đặc biệt khó khăn; nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số? | Có thể không được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi nằm ngoài phạm vi pháp luật cho phép. |
| Đối tượng | Bên nhận hoặc cơ quan/tổ chức xác nhận có phù hợp với từng loại tài trợ cụ thể theo quy định (cơ sở giáo dục, cơ sở y tế, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp, cơ quan/tổ chức có chức năng huy động tài trợ, đối tượng chính sách…)? | Nếu sai đối tượng hoặc thiếu xác nhận bắt buộc, khoản chi có thể không đủ điều kiện được trừ. |
| Chứng từ | Có biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN và hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ chi tiền theo từng trường hợp; với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định? | Thiếu thành phần hồ sơ bắt buộc có thể khiến khoản chi không đủ điều kiện được trừ. |
| Đồng bộ hồ sơ | Nội dung về mục đích, số tiền/giá trị hiện vật, đối tượng nhận và chứng từ thanh toán có thống nhất với biên bản xác nhận và hồ sơ liên quan? | Hồ sơ không đồng bộ làm tăng rủi ro bị yêu cầu giải trình hoặc điều chỉnh khi quyết toán. |
Một lỗi dễ gặp là doanh nghiệp chỉ lưu giấy biên nhận tiền hoặc ảnh chụp bàn giao mà thiếu biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN và hóa đơn, chứng từ hoặc chứng từ chi tiền theo quy định. Khi cơ quan thuế kiểm tra, khoản chi có thể không đủ căn cứ để tính vào chi phí được trừ.
Quy trình ba bước để khoản tài trợ “sẵn sàng” khi quyết toán
- Trước khi tài trợ: Doanh nghiệp xác định mục đích tài trợ, đối chiếu với nhóm được chấp nhận theo quy định thuế, lựa chọn đơn vị tiếp nhận có chức năng phù hợp và thống nhất nội dung biên bản xác nhận. thuvienphapluat
- Khi thực hiện giao dịch: Lập biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN với chữ ký/xác nhận phù hợp từng trường hợp; đối với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nếu tài trợ bằng hiện vật mua ngoài, lưu hóa đơn và chứng từ liên quan.
- Sau khi tiếp nhận: Thu thập văn bản xác nhận đối tượng thụ hưởng trong trường hợp pháp luật yêu cầu (ví dụ nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách), biên bản bàn giao hiện vật, chứng từ thanh toán và lưu theo từng chương trình để thuận tiện khi hạch toán, quyết toán và giải trình.
Ở bước này cần kiểm tra kỹ: tên chương trình trong biên bản có khớp với nội dung chuyển khoản, ngày tháng có logic với thời điểm phát sinh chi phí, và người ký bên nhận có thẩm quyền đại diện theo quy định nội bộ của họ.
Để kiểm soát đúng chi phí được trừ và hạn chế sai sót khi kê khai, doanh nghiệp có thể tham khảo Dịch vụ kế toán thuế công ty
Được xem xét và không nên mặc định được trừ
| Trường hợp | Khả năng được chấp nhận | Lưu ý thực tế |
| Tài trợ xây dựng cơ sở vật chất trường học thông qua cơ sở giáo dục công lập, dân lập hoặc tư thục thuộc hệ thống giáo dục quốc dân | Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng điều kiện và có biên bản xác nhận khoản tài trợ, hóa đơn/chứng từ và chứng từ thanh toán phù hợp. | Cần làm rõ mục đích “xây dựng cơ sở vật chất” trong biên bản, tránh ghi chung chung “ủng hộ giáo dục” |
| Tài trợ học bổng cho học sinh, sinh viên | Có thể được tính vào chi phí được trừ khi tài trợ trực tiếp cho người học hoặc thông qua cơ sở giáo dục/cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và có đủ hồ sơ theo quy định. | Nên lưu danh sách người nhận và tài liệu xác nhận liên quan để hồ sơ dễ đối chiếu, giải trình |
| Hỗ trợ phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu bên nhận là tổ chức được thành lập và hoạt động theo pháp luật; nếu tài trợ cho cá nhân thì biên bản cần có xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký xác nhận của cá nhân được tài trợ. | Cần bảo đảm đúng bên nhận/xác nhận theo từng trường hợp và lưu chứng từ thanh toán |
| Ủng hộ cá nhân qua tài khoản cá nhân hoặc nhóm tự phát không có hồ sơ/xác nhận theo quy định | Rủi ro cao không được tính vào chi phí được trừ nếu khoản chi không thuộc nhóm pháp luật cho phép hoặc không có đủ hồ sơ bắt buộc. | Nếu vẫn thực hiện, doanh nghiệp nên phân loại riêng để tránh nhầm với khoản tài trợ đủ điều kiện khi quyết toán |
Cần lưu ý: không phải cứ “có hóa đơn” hoặc “có sao kê” là đủ. Hồ sơ cần đồng bộ về mục đích, đối tượng, biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán; nếu thiếu thành phần bắt buộc, khoản chi có thể không đủ điều kiện được trừ.
Góc nhìn chuyên gia từ Kế Toán Lâm Nguyên
Ba điểm thường bị bỏ sót khiến khoản tài trợ có nguy cơ bị loại khi quyết toán:
- Không kiểm tra chức năng bên nhận: Doanh nghiệp tài trợ cho một câu lạc bộ, hội nhóm tự phát mà không xác nhận tổ chức này có chức năng huy động tài trợ theo quy định. Khi thuế rà soát, khoản chi bị đánh giá là không đúng đối tượng. thuvienphapluat
- Biên bản xác nhận sơ sài: Chỉ ghi “ủng hộ” mà không thể hiện rõ mục đích tài trợ, bên nhận và số tiền/giá trị hiện vật theo nội dung của Mẫu số 01/TNDN. Hồ sơ như vậy làm tăng rủi ro khi giải trình. Thông tư 20/2026/TT-BTC
- Thanh toán không khớp với biên bản: Số tiền, ngày chuyển khoản, nội dung chuyển khoản khác với biên bản xác nhận, hoặc chuyển nhiều lần cho nhiều cá nhân mà không có danh sách tổng hợp kèm xác nhận của bên nhận.
Tình huống minh họa:
- Tình huống: Doanh nghiệp tài trợ 200 triệu xây điểm trường tại một xã vùng khó.
- Vướng mắc: Biên bản chỉ ghi “ủng hộ giáo dục”, không nêu rõ công trình; tiền chuyển cho tài khoản chủ tịch xã mà không có văn bản ủy quyền huy động tài trợ.
- Cách xử lý: Rà soát và hoàn thiện biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN, bổ sung hồ sơ về công trình và căn cứ của bên nhận; với các giao dịch chưa thực hiện, thống nhất nội dung chuyển khoản khớp với biên bản và lưu đầy đủ chứng từ.
- Đánh giá: Nếu khoản tài trợ thuộc đúng nhóm được trừ và hồ sơ đáp ứng quy định tại thời điểm quyết toán, doanh nghiệp có cơ sở để tính khoản chi vào chi phí được trừ; không nên coi đây là kết quả được bảo đảm trong mọi hồ sơ.
- Bài học: Biên bản và đối tượng nhận phải “nói cùng một ngôn ngữ” với mục đích tài trợ và chứng từ thanh toán.
Lỗi thường gặp khi doanh nghiệp tự xử lý hồ sơ tài trợ
- Ghi nhận chi phí nhưng chưa hoàn thiện hồ sơ bắt buộc: Kế toán đã hạch toán khoản tài trợ nhưng đến thời điểm quyết toán vẫn thiếu biên bản xác nhận theo Mẫu số 01/TNDN hoặc các xác nhận/chứng từ bắt buộc của từng trường hợp. Khi kiểm tra, khoản chi có thể không đủ điều kiện được trừ.
- Tài trợ bằng hiện vật nhưng không lưu hóa đơn mua hàng: Doanh nghiệp mua quà, hàng hóa để tài trợ nhưng hóa đơn đứng tên cá nhân hoặc không xuất hóa đơn. Khoản chi này khó được chấp nhận vì không chứng minh được nguồn gốc và giá trị hợp lệ.
- Không phân loại rõ “tài trợ được trừ” và “ủng hộ không được trừ”: Nhiều doanh nghiệp gộp chung vào một tài khoản chi phí, đến khi quyết toán không tách được, làm tăng rủi ro phải điều chỉnh và mất thời gian rà soát hồ sơ.
Doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào việc có chuyển tiền hay không. Cần kiểm tra đồng thời đối tượng nhận tài trợ, mục đích sử dụng và bộ hồ sơ chứng minh trước khi ghi nhận vào chi phí.
Khi nào nên nhờ đơn vị kế toán – thuế hỗ trợ rà soát khoản tài trợ
- Doanh nghiệp có nhiều chương trình tài trợ trong năm, giá trị lớn, liên quan nhiều địa phương và đối tượng khác nhau.
- Khoản tài trợ bằng hiện vật phức tạp (mua nhiều loại hàng, vận chuyển, bàn giao nhiều đợt).
- Doanh nghiệp từng bị điều chỉnh tăng thu nhập do khoản chi từ thiện và muốn chuẩn bị lại hồ sơ cho các năm tiếp theo.
- Bộ phận kế toán nội bộ chưa rõ cách lập Mẫu số 01/TNDN và thành phần hồ sơ tương ứng với từng loại tài trợ.
Ở những tình huống này, một đơn vị kế toán bài bản sẽ giúp doanh nghiệp: rà soát lại mục đích và đối tượng tài trợ, hoàn thiện Mẫu số 01/TNDN và hồ sơ bổ sung theo từng trường hợp, hướng dẫn cách lưu chứng từ theo từng chương trình và cảnh báo sớm các khoản có rủi ro cao bị loại.
Tiêu chí đánh giá một đơn vị kế toán có làm việc bài bản với khoản tài trợ
- Hỏi kỹ về mục đích và đối tượng trước khi tư vấn hạch toán: Đơn vị nào chỉ nói “cứ đưa vào chi phí” mà không hỏi rõ chương trình, bên nhận, hồ sơ kèm theo thường thiếu chiều sâu thực tế.
- Yêu cầu xem Mẫu số 01/TNDN và danh mục hồ sơ cần lưu: Đơn vị chuyên môn cần chỉ ra được cách lập biên bản xác nhận khoản tài trợ và checklist hồ sơ tương ứng với từng nhóm như giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai/dịch bệnh, nhà cho đối tượng chính sách hoặc các khoản tài trợ khác được pháp luật cho phép.
- Cảnh báo rõ khoản nào rủi ro cao bị loại: Thay vì hứa “tất cả đều được trừ”, đơn vị tư vấn cần chỉ ra khoản nào nằm ngoài nhóm tài trợ được trừ hoặc thiếu hồ sơ/xác nhận bắt buộc và đề xuất cách ghi nhận phù hợp.
Nếu doanh nghiệp đang có khoản tài trợ giá trị lớn hoặc hồ sơ đã phát sinh nhưng chưa chắc đủ điều kiện, có thể liên hệ Hotline 058.565.2555 để rà soát Mẫu số 01/TNDN, chứng từ thanh toán và hồ sơ theo từng loại tài trợ trước khi quyết toán.
Doanh nghiệp phân loại khoản tài trợ để lựa chọn phương án hợp lệ
Việc phân loại khoản tài trợ theo nhóm mục đích và hình thức giúp doanh nghiệp chọn đúng đơn vị tiếp nhận, xây dựng bộ hồ sơ phù hợp và giảm rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN. Mỗi nhóm tài trợ có yêu cầu hồ sơ và mức độ rủi ro khác nhau; chọn sai hình thức ngay từ đầu thường kéo theo cả chuỗi chứng từ thiếu logic.
Năm nhóm tài trợ phổ biến và điểm khác biệt về hồ sơ
| Hình thức tài trợ | Khả năng được xem xét | Hồ sơ nên có | Mức độ rủi ro |
| Tài trợ cho trường học (xây dựng cơ sở vật chất, học bổng, chương trình giáo dục) | Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đúng phạm vi tài trợ giáo dục và có đủ hồ sơ theo quy định | Biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN, hóa đơn/chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ chi tiền; hồ sơ nội bộ của doanh nghiệp nếu quy chế quản trị yêu cầu; danh sách người nhận nếu cần để đối chiếu | Thấp đến trung bình |
| Tài trợ phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh | Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đúng đối tượng nhận/xác nhận theo quy định | Biên bản xác nhận khoản tài trợ; hóa đơn/chứng từ hoặc chứng từ chi tiền; nếu tài trợ cá nhân thì có xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ và chữ ký của cá nhân; khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt Thông tư 20/2026/TT-BTC | Thấp đến trung bình |
| Tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách bằng tiền hoặc hiện vật | Có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đúng đối tượng và có đủ xác nhận theo pháp luật chuyên ngành | Biên bản xác nhận khoản tài trợ; văn bản xác nhận đối tượng chính sách do cơ quan có thẩm quyền cấp; hóa đơn/chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ chi tiền Thông tư 20/2026/TT-BTC | Trung bình |
| Chuyển tiền cho cá nhân hoặc nhóm tự phát kêu gọi trên mạng xã hội | Rủi ro cao, khó chứng minh mục đích xã hội được công nhận | Khó có bộ hồ sơ đầy đủ; thường chỉ có sao kê chuyển khoản, ảnh chụp bài đăng, không có biên bản xác nhận khoản tài trợ theo mẫu, không có văn bản xác nhận chức năng bên nhận thuvienphapluat | Cao |
| Chi tiền mặt không có chứng từ thanh toán rõ ràng | Rất khó chứng minh giao dịch thực tế và mục đích | Thiếu căn cứ thanh toán, không có sao kê, không có biên bản bàn giao, không có danh sách người nhận có xác nhận thuvienphapluat | Cao |
Đối với nhóm làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa hoặc nhà cho đối tượng chính sách, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý văn bản xác nhận đối tượng chính sách do cơ quan có thẩm quyền cấp. Thiếu giấy tờ này có thể khiến hồ sơ không đáp ứng thành phần bắt buộc.
Lợi ích thực tế khi phân loại đúng ngay từ đầu
- Tài trợ đúng quy định giúp doanh nghiệp tăng tính minh bạch, dễ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu và giảm rủi ro bị loại toàn bộ khoản chi khi quyết toán.
- Hồ sơ đầy đủ theo nhóm giúp kế toán giải trình nhanh, không phải rà soát lại nhiều năm hoặc điều chỉnh lại số liệu trên tờ khai quyết toán thuế TNDN.
- Chọn đúng bên nhận hoặc cơ chế xác nhận (cơ sở giáo dục, cơ sở y tế, tổ chức được thành lập và hoạt động hợp pháp, cơ quan/tổ chức có chức năng huy động tài trợ hoặc trường hợp tài trợ trực tiếp được pháp luật cho phép) giúp khoản tài trợ có căn cứ pháp lý rõ hơn và dễ theo dõi việc sử dụng.
Một lỗi dễ gặp là doanh nghiệp chỉ quan tâm “chuyển tiền xong” mà không kiểm tra bên nhận có chức năng phù hợp với mục đích tài trợ hay không. Khi thuế rà soát, khoản chi bị nghi ngờ là ủng hộ thông thường thay vì tài trợ được trừ.
Quy trình sáu bước lựa chọn đơn vị nhận tài trợ an toàn
- Doanh nghiệp xác định mục đích: Ghi rõ tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách hay chương trình cụ thể nào.
- Kiểm tra đơn vị tiếp nhận và cơ chế xác nhận: Đối chiếu bên nhận, cơ quan/tổ chức xác nhận và chữ ký bắt buộc theo từng loại tài trợ; không áp dụng một mẫu điều kiện giống nhau cho mọi trường hợp.
- Lập hồ sơ tài trợ: Lập biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN và các tài liệu bắt buộc của từng trường hợp; quyết định/phê duyệt nội bộ được lập nếu quy chế quản trị của doanh nghiệp yêu cầu.
- Thanh toán hoặc bàn giao: Thực hiện thanh toán theo đúng quy định; với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nếu bàn giao hiện vật, lập chứng từ/bàn giao và lưu hóa đơn, chứng từ liên quan.
- Nhận xác nhận tiếp nhận và sử dụng: Thu thập biên bản xác nhận đã tiếp nhận, danh sách người thụ hưởng, hình ảnh bàn giao, văn bản xác nhận mục đích sử dụng (nếu có).
- Lưu hồ sơ và hạch toán: Sắp xếp chứng từ theo từng chương trình, đối chiếu số tiền trên biên bản với sao kê, hạch toán đúng kỳ và đúng nội dung chi.
Hai ví dụ minh họa rủi ro thấp và rủi ro cao
Ví dụ 1: Rủi ro thấp hơn
- Tình huống: Doanh nghiệp tài trợ 150 triệu xây phòng học cho một trường tiểu học.
- Vướng mắc: Ban đầu chỉ định chuyển tiền cho tài khoản hiệu trưởng mà không có văn bản huy động tài trợ.
- Cách xử lý: Yêu cầu nhà trường cung cấp văn bản huy động tài trợ, lập biên bản xác nhận khoản tài trợ theo mẫu, điều chỉnh nội dung chuyển khoản và lưu kèm quyết định phê duyệt công trình.
- Đánh giá: Nếu hồ sơ cuối cùng đáp ứng đúng điều kiện của khoản tài trợ giáo dục, khoản chi có cơ sở để được tính vào chi phí được trừ; kết quả thực tế vẫn phụ thuộc hồ sơ và việc áp dụng của cơ quan thuế.
- Bài học: Biên bản xác nhận theo Mẫu số 01/TNDN và hóa đơn/chứng từ phù hợp là các thành phần cốt lõi; văn bản huy động hoặc hồ sơ nội bộ nên lưu khi phát sinh hoặc khi quy định chuyên ngành yêu cầu.
Ví dụ 2: Rủi ro cao
- Tình huống: Doanh nghiệp chuyển 50 triệu cho một cá nhân đăng bài kêu gọi trên mạng xã hội để hỗ trợ người bệnh.
- Vướng mắc: Không có biên bản xác nhận khoản tài trợ, không có danh sách người thụ hưởng, chỉ lưu ảnh chụp bài đăng và sao kê chuyển khoản.
- Cách xử lý: Nếu không thể hoàn thiện các xác nhận và hồ sơ bắt buộc theo quy định, doanh nghiệp cần phân loại khoản chi là không được trừ khi quyết toán và điều chỉnh thu nhập chịu thuế tương ứng.
- Kết quả: Khoản chi có thể bị loại; nếu doanh nghiệp đã kê khai làm giảm thu nhập chịu thuế không đúng quy định thì có thể phát sinh số thuế phải nộp bổ sung và tiền chậm nộp theo hồ sơ thực tế.
- Bài học: Chuyển tiền cho cá nhân theo lời kêu gọi tự phát mà thiếu cơ chế xác nhận và hồ sơ bắt buộc theo quy định là trường hợp có rủi ro cao không được tính vào chi phí được trừ. Thông tư 20/2026/TT-BTC
Góc nhìn chuyên gia từ Kế Toán Lâm Nguyên
Ba điểm thường bị bỏ sót làm tăng rủi ro khi quyết toán:
- Không phân biệt cơ chế nhận và xác nhận của từng loại tài trợ: Một số khoản được tài trợ trực tiếp, một số trường hợp phải có xác nhận của cơ quan/tổ chức có chức năng huy động tài trợ. Gộp chung hồ sơ sẽ làm khó việc chứng minh điều kiện được trừ.
- Biên bản bàn giao hiện vật sơ sài: Chỉ ghi “tặng quà” mà không nêu rõ số lượng, giá trị và mục đích tài trợ, hoặc không đối chiếu được với hóa đơn/chứng từ liên quan. Hồ sơ này làm tăng rủi ro khi kiểm tra.
- Quên thu thập văn bản xác nhận đối tượng chính sách: Với khoản tài trợ làm nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa hoặc nhà cho đối tượng chính sách, thiếu văn bản xác nhận do cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật chuyên ngành cấp có thể khiến khoản chi không đủ hồ sơ để được trừ.
Chúng tôi lưu ý: không nên dùng khái niệm “chi phí hợp lý” một cách chung chung. Trong hồ sơ thuế, cần sử dụng thuật ngữ “chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN” và phân biệt rõ với các khoản ủng hộ không được trừ.
Doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ tài trợ để giảm rủi ro khi quyết toán
Bộ hồ sơ tài trợ hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp chứng minh khoản chi thuộc đúng nhóm được pháp luật cho phép, đúng đối tượng và có đủ chứng từ, từ đó giảm rủi ro bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Thành phần bắt buộc thay đổi theo từng loại tài trợ; quyết định/phê duyệt nội bộ không phải là hồ sơ bắt buộc chung theo Thông tư 20/2026/TT-BTC nhưng nên có nếu quy chế quản trị của doanh nghiệp yêu cầu.
Bốn nhóm hồ sơ cần kiểm tra
| Thành phần | Vai trò chính | Điểm cần kiểm tra kỹ |
| Quyết định/phê duyệt nội bộ | Phục vụ kiểm soát và phê duyệt theo quy chế quản trị của doanh nghiệp; không phải thành phần bắt buộc chung cho mọi khoản tài trợ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC | Kiểm tra đúng thẩm quyền ký, nội dung thống nhất với biên bản và chứng từ; áp dụng khi điều lệ, quy chế tài chính hoặc quy trình nội bộ yêu cầu |
| Biên bản xác nhận khoản tài trợ | Là thành phần hồ sơ trọng tâm theo Mẫu số 01/TNDN, với chữ ký/xác nhận thay đổi tùy loại tài trợ | Ghi rõ bên tài trợ, bên nhận/xác nhận, mục đích, số tiền hoặc giá trị hiện vật; với tài trợ cho người bệnh hoặc cá nhân bị ảnh hưởng bởi thiên tai/dịch bệnh cần thêm xác nhận/chữ ký theo quy định. |
| Chứng từ thanh toán | Chứng minh dòng tiền hoặc việc bàn giao thực tế, phù hợp với giá trị khoản tài trợ | Hóa đơn/chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ chi tiền phải khớp với biên bản; khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định hiện hành. |
| Hồ sơ mục đích | Bổ sung căn cứ để đối chiếu khoản tài trợ với đúng chương trình, đối tượng và trường hợp pháp luật quy định | Lưu văn bản kêu gọi/huy động, danh sách người nhận, hình ảnh hoặc tài liệu sử dụng khoản tài trợ khi có phát sinh hoặc khi pháp luật chuyên ngành yêu cầu; không coi mọi tài liệu này là bắt buộc giống nhau cho tất cả khoản tài trợ |
Một điểm thiếu thường gặp là doanh nghiệp chỉ lưu sao kê chuyển khoản và ảnh chụp bàn giao mà chưa lập biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN hoặc thiếu hóa đơn/chứng từ, xác nhận bổ sung theo từng trường hợp. Đây là các thiếu sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện chi phí được trừ.
Quy trình chín bước chuẩn bị và lưu hồ sơ tài trợ
- Xác định mục đích và loại hình tài trợ: Ghi rõ giáo dục, y tế, thiên tai, nhà tình nghĩa, đối tượng chính sách hay chương trình cụ thể nào.
- Kiểm tra bên tiếp nhận và cơ chế xác nhận: Đối chiếu tư cách của bên nhận và các xác nhận bắt buộc theo từng loại tài trợ; lưu ý pháp luật có trường hợp cho phép tài trợ trực tiếp cho cá nhân nhưng yêu cầu xác nhận/chữ ký bổ sung.
- Lập phê duyệt nội bộ nếu cần: Ban hành quyết định hoặc phê duyệt tài trợ khi điều lệ, quy chế tài chính hoặc quy trình quản trị nội bộ của doanh nghiệp yêu cầu; ghi rõ số tiền/hiện vật và thời gian thực hiện.
- Lập biên bản xác nhận khoản tài trợ: Sử dụng Mẫu số 01/TNDN và bổ sung các xác nhận/chữ ký theo đúng loại tài trợ; các thỏa thuận hoặc văn bản nội bộ khác có thể lập thêm khi cần.
- Thực hiện thanh toán hoặc bàn giao hiện vật theo quy định: Với khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên, lưu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt; nếu bàn giao hiện vật, lập chứng từ bàn giao kèm số lượng, giá trị và hóa đơn/chứng từ liên quan.
- Nhận biên bản xác nhận từ bên tiếp nhận: Thu thập biên bản theo Mẫu số 01/TNDN và các chữ ký/xác nhận bổ sung bắt buộc theo từng loại tài trợ; lưu danh sách người thụ hưởng, hình ảnh bàn giao nếu có.
- Thu thập tài liệu bổ sung theo từng trường hợp: Lưu văn bản xác nhận đối tượng chính sách, xác nhận của cơ quan/tổ chức có chức năng huy động tài trợ hoặc tài liệu chứng minh mục đích sử dụng khi pháp luật yêu cầu; các báo cáo, hình ảnh khác có thể lưu để hỗ trợ giải trình.
- Hạch toán và lưu hồ sơ theo năm tài chính: Đối chiếu số tiền trên biên bản với sao kê, hạch toán đúng kỳ và đúng nội dung chi, lưu bản giấy và bản điện tử theo từng chương trình. thuvienphapluat
- Kiểm tra lại hồ sơ trước khi lập quyết toán thuế TNDN: Rà soát tính đồng bộ giữa phê duyệt nội bộ (nếu có), biên bản xác nhận, chứng từ thanh toán và hồ sơ bắt buộc theo từng loại tài trợ trước khi ghi nhận vào chi phí được trừ.
Checklist trước và sau khi tài trợ
Checklist trước khi chuyển tiền:
- Đã xác định khoản tài trợ thuộc nhóm được pháp luật cho phép (giáo dục, y tế, văn hóa; phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh; nhà đại đoàn kết, nhà tình nghĩa, nhà cho đối tượng chính sách; địa bàn đặc biệt khó khăn theo quy định; nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số).
- Đã kiểm tra bên nhận và cơ chế xác nhận phù hợp với từng loại tài trợ.
- Đã có phê duyệt nội bộ nếu điều lệ, quy chế tài chính hoặc quy trình quản trị của doanh nghiệp yêu cầu.
- Đã thống nhất nội dung biên bản xác nhận khoản tài trợ. acccantho
- Đã kiểm tra phương thức thanh toán; khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định.
Checklist sau khi tài trợ:
- Có chứng từ chuyển tiền hoặc biên bản bàn giao hiện vật.
- Có biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN và đủ chữ ký/xác nhận bắt buộc theo từng loại tài trợ.
- Có tài liệu bổ sung theo từng trường hợp (ví dụ văn bản xác nhận đối tượng chính sách hoặc xác nhận của cơ quan/tổ chức có chức năng huy động tài trợ); danh sách người nhận, hình ảnh, báo cáo sử dụng có thể lưu thêm để hỗ trợ giải trình.
- Hồ sơ khớp số tiền, ngày tháng và nội dung giữa phê duyệt nội bộ (nếu có), biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán.
- Đã lưu hồ sơ điện tử và bản gốc theo từng chương trình.
Một lỗi dễ gặp là doanh nghiệp có nhiều đợt tài trợ cho nhiều đối tượng nhưng hồ sơ thanh toán và biên bản không tách/đối chiếu được theo từng đợt. Khi rà soát, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh số tiền, đối tượng và mục đích tương ứng của từng khoản.
Lưu ý khi hoàn thiện hồ sơ tài trợ:
- Không chờ đến cuối năm mới tập hợp hồ sơ: Nên hoàn thiện biên bản và chứng từ ngay khi phát sinh giao dịch để tránh thiếu sót khi quyết toán.
- Ghi rõ nội dung tài trợ trên chứng từ chuyển tiền: Nội dung chuyển khoản cần khớp với biên bản xác nhận, tránh ghi chung chung “ủng hộ” hoặc “chuyển tiền”.
- Đối chiếu giá trị hiện vật với hóa đơn, phiếu xuất kho và biên bản bàn giao: Đảm bảo số lượng, đơn giá, tổng giá trị khớp giữa các chứng từ để tránh bị nghi ngờ giao dịch không thực tế.
- Tách riêng hồ sơ CSR, hồ sơ kế toán và hồ sơ truyền thông nhưng bảo đảm chúng thống nhất thông tin: Tránh trường hợp nội dung trên website, báo chí khác với biên bản và chứng từ lưu tại kế toán.
Các câu hỏi thường gặp:
Khoản chi từ thiện có được trừ khi tính thuế TNDN không?
Có, nhưng không phải mọi khoản từ thiện đều được trừ. Chỉ các khoản tài trợ thuộc đúng nhóm được Luật Thuế TNDN và văn bản hướng dẫn cho phép, đồng thời có đủ hồ sơ, hóa đơn/chứng từ và điều kiện thanh toán theo quy định mới được tính vào chi phí được trừ.
Tài trợ cho trường học cần chứng từ gì?
Cần biên bản xác nhận khoản tài trợ theo Mẫu số 01/TNDN và hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ chi tiền theo nội dung tài trợ; khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên cần chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Tùy hình thức tài trợ, doanh nghiệp nên lưu thêm danh sách học sinh/sinh viên hoặc hồ sơ liên quan để thuận tiện đối chiếu.
Doanh nghiệp chuyển tiền cho cá nhân làm từ thiện có được tính chi phí không?
Không mặc nhiên được tính. Với khoản tài trợ cho cá nhân trong trường hợp phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, dịch bệnh, biên bản xác nhận cần có xác nhận của cơ quan, tổ chức có chức năng huy động tài trợ theo quy định và chữ ký xác nhận của cá nhân được tài trợ. Với các khoản hỗ trợ cá nhân khác, cần đối chiếu đúng nhóm tài trợ được pháp luật cho phép trước khi ghi nhận chi phí được trừ.
Tặng hiện vật có được tính vào chi phí được trừ không?
Có thể. Pháp luật cho phép nhiều khoản tài trợ bằng tiền hoặc hiện vật được tính vào chi phí được trừ nếu đúng nhóm tài trợ, đúng đối tượng và có đủ hồ sơ, hóa đơn/chứng từ theo quy định.
Kết luận
Doanh nghiệp làm từ thiện không được “giảm thuế” theo cơ chế hoàn lại trực tiếp khoản tài trợ; thay vào đó, các khoản tài trợ thuộc đúng phạm vi pháp luật cho phép và đáp ứng đủ hồ sơ, chứng từ có thể được tính vào chi phí được trừ, qua đó làm giảm thu nhập chịu thuế TNDN.
Nếu doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ tài trợ đã thực hiện hoặc xây dựng quy trình nội bộ cho các chương trình sắp tới, có thể liên hệ Kế Toán Lâm Nguyên qua Hotline 058.565.2555 để trao đổi về dịch vụ rà soát hồ sơ kế toán – thuế. Nội dung bài viết mang tính thông tin chung; với hồ sơ cụ thể, doanh nghiệp nên đối chiếu quy định hiện hành và tình huống thực tế trước khi kê khai.
